Уитмор уверена, что текстовые сообщения являются наиболее «скоростным» средством бизнес-коммуникаций они быстрее электронной почты и гораздо удобнее звонка по телефону. Тем не менее, по мнению редактора Entrepreneur, все плюсы сообщений не делают их идеальным выбором на все случаи жизни. Для того, чтобы пользоваться этим средством общения наиболее эффективным образом, она предложила пять правил для обмена мгновенными сообщениями.
Главное позитив
Текст можно легко интерпретировать не так, как того ожидает его автор. Это работает и для e-mail, и для мгновенных сообщений. Часто при подобной переписке отправитель может показаться грубым из-за коротких фраз. Поэтому Уитмор советует их избегать и излагать мысли полными предложениями, добавляя в них позитивные слова вроде «пожалуйста» и «спасибо». Если переписка ведется с коллегой или партнером по бизнесу, перед отправкой сообщения стоит прочитать его снова, чтобы избежать опечаток, которые могут быть неправильно поняты и скорректировать тон послания.
Нет серьезным темам
Жаклин Уитмор говорит, что нормальный человек не станет рвать отношения с девушкой посредством SMS, и аналогичный подход должен применяться к бизнес-коммуникациям. Редактор Entrepreneur предостерегает предпринимателей от того, чтобы увольнять людей через мгновенные сообщения или критиковать кого-то таким образом. По её мнению, любой серьезный диалог должен происходить в режиме личной встречи. Реальное общение имеет ряд преимуществ перед текстовым например, мимика и тон голоса человека могут многое сказать о его настроении что гарантирует более высокий уровень взаимопонимания.
Не стоит сокращать каждое слово
Стиль, при котором используется большое количество сокращений, исторически прижился в переписке короткими сообщениями. Тем не менее, помимо всем известных сокращений вроде LOL ('laugh out loud') или OK, есть и целый ряд менее очевидных для большинства людей.
Поэтому Уитмор советует не злоупотреблять сокращениями при общении с коллегами, клиентами или партнерами по бизнесу, а потратить лишние секунда на то, чтобы набрать нужное слово целиком. Сообщение должно доносить мысль четко и и понятно, не нужно вводить людей в заблуждение незнакомыми им аббревиатурами.
Нельзя отменять встречи через сообщения
Уитмор уверена, что существует тысяча причин на то, чтобы пропустить сообщение в чате или не увидеть SMS. Поэтому при обсуждении серьезных и важных вещей, вроде переноса времени или полной отмены встречи, на этот метод коммуникации полагаться нельзя. Подобные темы должны обсуждаться по телефону, только так у собеседников будет возможность донести информацию и получить полную уверенность в том, что все поняли друг друга.
Аккуратность при использовании автокорректора
Смартфоны могут быть чересчур умными. Часто автокорректор автоматически заменяет набранное слово на, как ему кажется, более подходящее на самом же деле, замена может совсем не соответствовать смыслу сообщения. Аналогично, Жаклин Уитмор советует соблюдать осторожность при использовании функций распознавания голоса в текст иногда динамик телефона может уловить посторонние звуки, например беседу на фоне, и записать в текстовом виде именно её, а не то, что нужно отправить коллеге.
